Digitaalinen toimintamalli

Seuraa itsestäänselvyys. Organisaation digitaalisen tekemisen tehokkuus on täysin riippuvainen henkilöstön kyvystä omaksua uusi toimintamalli.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että merkittäväkin investointi digitalisaatioon teknisten järjestelmien kehittämisenä jää suutariksi, mikäli henkilöstön osaaminen, asenne ja käytännöt eivät pysy vauhdissa mukana. F1-autolla ei pääse eteenpäin, jos sitä ei osaa ajaa. Se on kyllä tavallista henkilöautoa helpompi kolaroida.

Toimintamallilla omaksumisella tarkoitan tässä yhteydessä seuraavaa:

  • Kykyä toimia uudella tavalla
  • Halua muuttaa vanhaa toimintatapaa
  • Yhteisesti sovittuja tapoja tehdä asioita

Suomalaiset ovat insinöörikansaa. Olemme hyviä prosesseissa, teknologioissa ja säännöissä, mutta aika kankeita taipumaan sellaisiin muutoksiin, jotka koskettavat sitä miten itse toimimme. Olemme hyviä luomaan uusia järjestelmiä, mutta meidät saa pakottaa oikeasti käyttämään niitä. Digitalisaatio työntää meitä kuitenkin nimenomaan epämukavuusalueelle oman toimintamme osalta.

Muutostarpeesta kyllä puhutaan ja se seikkailee aktiivisesti Powerpointeissa ja Keynote -esityksissä. Väitän, että se usein myös jää niihin.

Digitaalinen strategia (toistetaan nyt toistamisen vuoksi, että kyse on tietenkin oikeasti vain strategiasta – ”digitaalisuus” ja sen kammottavahkot väännökset katoavat toivottavasti ammattitermistöstä muutaman vuoden kuluessa) olisi syytä laatia siten, että se sisältää tavoitteita jotka jalkautuvat järjestelmien lisäksi myös toiminnan muutoksena.

Olen pohtinut mitä tämä tarkoittaisi käytännön tasolla ja päätynyt visualisoimaan asiaa seuraavasti.

digitalisoituva_organisaatio_toimintakulttuuri

Jokaisen teknisen askeleen (kutsutaan näitä nyt vaikka projekteiksi) vastinparina tulisi olla yhtäläinen projekti jolla nostetaan myös toimintamallit seuraavalle tasolle. ”Digitalisaatiota” ja siitä saatavissa olevaa hyötyä pidättelee uskoakseni usein juuri toimintamallien muutosten hitaus tai puuttuminen. Projekteja on aina helpompi ostaa kuin aitoa muutosta.

Hahmottelemassani kuvassa lopputulos (A) on se mihin päästään ostamalla projekteja ja järjestelmiä. Olen varma, että potentiaalia (B) on kuitenkin paljon parempaan – kunhan toimintamallit aidosti muuttuvat.

Jos organisaatio ei ensimmäisessä aallossa ”jaksa” käyttää kunnolla digitaalista aineistonhallintaa, mobiilia CRM-järjestelmää, PIMiä tai chattia asiakaspalvelukanavana on epätodennäköistä, että seuraaviakaan innovaatioita hyödynnettäisiin lähelläkään niiden täyttä potentiaalia. Seuraa digilässähdys, järjestelmä-ähky ja kilpailuetu katoaa. Mennään sillä hyödyllä, minkä uusien järjestelmien ja muutamien aikaisten omaksujien yhdistelmä tuottaa. Loput jatkavat verkkolevyä, tulostamista, punakynää, skanneria ja sähköpostia kuten ennenkin. Niitettävää olisi kuitenkin paljon enemmän, mikäli muutokseen lähdetään aidosti koko organisaationa. Toimintamallien muutoksen voisi myös projektoida. Sen ei tarvitse olla puolivillainen sivujuonne teknisessä projektissa tai parin tunnin käyttöönottokoulutus, vaan oma seurattava hankkeensa. ROI on muuten heittämällä parempi kuin jonkin järjestelmäinvestoinnin.

Sitten hyviä uutisia: toimintamallien muuttaminen on johtamista.

Digitaalisiin toimintamalleihin omat joukkonsa kykenee johtamaan oppimista rakastava johtaja. Toimintamallit opitaan parhaiten esimerkin voimalla. Siksi kättä lippaan Slackissa johtoryhmäkeskusteluja käyville toimitusjohtajille, LinkedIn-kirjoitteluun kannustaville ja analytiikkaan nojaaville myyntijohtajille, verkkolevysekoilun kieltäville tuotekehitysjohtajille ja kaikille niille, jotka johtavat muutosta eturintamassa.


 

P.S. Henkilökohtaisesti olen odottanut jo pitkään massiivista toimintamallin muutosta, joka vihdoin tappaisi sähköpostin. Kaikki tutkimukset huutavat päivittäisen ja päättymättömän kirjeiden kirjoittelun (käsi sydämellä: onko sähköpostiohjelma mitään muuta kuin hitusen nopeampi versio sulkakynästä ja kirjekyyhkystä?) olevan tehotonta ja häiritsevän keskittymistä, mutta silti siirtyminen muihin viestintävälineisiin tuntuu mahdottomalta. Joku onnekas on laskeskellut säästävänsä sähköpostittomuudellaan kolmisen tuntia päivässä.

No, en pidätä hengitystäni globaalia muutosta odotellessa (eikä totaalikieltäymys nykymaailmassa olisi vaihtoehto), mutta totean aina henkilökohtaisen kilpailukykyloikan, kun vaihdan tiedostonvaihdon mahdollistavaan tiimichattiin. Stetson-menetelmällä olen päätynyt siihen että jos työtehoni kasvaisi kaksinumeroisen luvun jos keskeyttävä inbox-työskentely vaihtuisi kokonaan sulavaan keskusteluun, jossa ei tarvitse muistella männä päivinä tulleita posteja ja metsästää juuri sitä ketjua missä juuri se liitetiedosto sijaitsi.